POA (planning of action)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian POA (Planning Of Action)

Action planning merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas diantara para pelaku atau penanggung jawab suatu program.Lebih lanjut, Action Planning merupakan penghubung antara “tataran konsep” atau cetak biru dengan kumpulan kegiatan dalam jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.

Disadari, suatu konsep/ cetak biru tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan diibaratkan wacana atau “buzz  word” yang tidak memberikan nilai tambah bagi kebaikan dan kemajuan organisasi.Sedangkan pelaksanaan/ kegiatan tanpa konsep, akuntabilitas pihak pelaksana dan target-target dan ukuran akan mengundang kekacauan.Ibarat nahkoda tanpa haluan, kegiatan-kegiatan yang dijalankan diatas menjadi semacam kumpulan kegiatan reaktif, tidak berpola.Sehingga dalam jangka panjang akan mengakibatkan demotivasi para anggota organisasi dan bahkan akan menyebabkan organisasi berhenti bertumbuh, dimana organisasi hanyut kedalam “pusaran ritual” yang berputar di satu tempat.

Proses action planning memerlukan keterampilan, komitmen dan motivasi tinggi dari para pelaksana. Keterampilan, keahlian, competency, pengalaman yang didapat merupakan modal dasar penentu bagi sukses atau tidaknya pelaksanaan cetak biru tersebut.tanpa bekal keterampilan, keahlian, competency yang dibutuhkan serta pengalaman yang memadai, maka pencapaian target terhadap hasil yang diharapkan oleh atasan akan jauh.

Komitmen di sisi lain diperlukan, meskipun si pelaksana memiliki keterampilan yang mumpuni.Namun tanpa komitmen,integritas,loyalitas si pelaksana pada pekerjaan, maka pencapaian target akan menyimpang dari yang diharapkan. Motivasi, semangat,spirit untuk menjalankan pekerjaan hingga tuntas sangat diperlukan untuk memastikan tidak ada

waktu/ tenaga yang terbuang (tidak terarah) untuk mengerjakan hal-hal yang tidak memberikan kontribusi bagi organisasi.

            In action 3 modal dasar (keterampilan, komitmen, motivasi) secara berimbang menjamin tidak adanya peluang untuk tidak menjalankan apa yang telah dijanjikan pelaksana diawal, penyimpanan target, dan terbuangnya waktu dan tenaga sia-sia.

2.2 Fungsi Manajemen

                 Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :

1.      Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan antara lain :
• Menetapkan pasar sasaran
• Merumuskan strategi untuk mencapai pasar sasaran tersebut
• Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
• Menetapkan standar / indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan pasar sasaran
Strategi dan taktik dalam fungsi perencanaan dapat ditentukan dengan menggunakan metode analisis SWOT. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi kondisi internal dan eksternal yang terlibat sebagai inputan untuk perancangan proses sehingga proses yang dirancang dapat berjalan optimal, efektif, dan efisien. Namun analisis SWOT bisa sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yang sama menghasilkan SWOT yang berbeda. Dengan demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah. Pembuat analisa harus sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yang disembunyikan atau kekuatan yang tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian antara lain :
• Mengalokasikan sumber daya / sarana, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.
• Adanya struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab, sehingga setiap pekerja akan bergerak dan bertindak sesuai dengan job description dan kewenangannya dan memiliki tanggung jawab dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dilaksanakan.
• Kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja, hal ini sangatlah penting agar dapat menyegarkan dan menambah wawasan pekerja.
• Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat atau dengan kata lain strategi yang telah ditetapkan harus dilaksanakan oleh pekerja yang dinilai mampu dan layak dan memiliki pengetahuan yang cukup di bidangnya

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi antara lain :
• Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
• Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.

4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain :
• Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada point mana target yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil langkah penyelesaian.
• Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.
• Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut akan kami jelaskan masing masing point tersebut :

a.      Planning
Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

b.      Organizing

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

c.       Actuating

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

d.      Controlling

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

2.3  Manajemen Perencanaan Pendidikan dengan Pendekatan POAC
Manajemen Pendidikan dapat mengacu kepada konsep yang disampaikan George R. Terry, yaitu melalui pendekatan fungsi-fungsi: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling).
1. Perencanaan (Planning) merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya pelayanan pendidikan. Dalam perencanaan proses yang dilakukan sebagaimana menurut Bendavid-Val langkah-langkah yang dilaksanakan: Pengumpulan dan analisis masalah (berdasarkan data)

1) Penentuan tujuan

2) Menentukan sasaran

3) Identifikasi pilihan-pilihan

4) Penilaian Perbandingan

5) Rencana Terpilih

6) Implementasi

7) Evaluasi

2. Pengorganisasian (Organizing) merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya  yang dimiliki daerah dan memanfaatkannya secara efisien guna mencapai tujuan (goals) yang telah ditetapkan. Dalam pengorganisasian (organizing) harus pula diperhatikan adalah menentukan siapa melakukan apa (staffing).

3.Penggerakan pelaksanaan, (Actuating) manajemen perencanaan pendidikan.
Administrator melakukan koordinasi dalam pelaksanaan perencanaan. Seluruh komponen (bagian, bidang, seksi, kepala sekolah) dan stake holder pelayanan pendidikan dipersatukan dalam meja bundar untuk memperoleh suatu kompromi atau komitmen tentang pendidikan. Seluruh komponen. peranan leadership dari administrator / manajer sangat menentukan dalam fungsi penggerakan (actuating) ini. Fungsi manajemen penggerakan pelaksanaan (actuating) ini adalah termasuk di dalamnya fungsi Koordinasi (coordinating), Pengarahan (directing), Kepemimpinan (leading). Agar semua komponen dapat melaksanakan tugas sesuai dengan perannya masing-masing, maka tugas administrator adalah melakukan koordinasi dan mengarahkan seluruh komponen manajemen agar terbentuk sinergi, dan menghindari overlapping pelaksanaan tugasnya.

3. Pengawasan dan pengendalian (Controlling), merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas.

2.4       Langkah untuk Membuat Action Plan

9 langkah untuk membuat sebuah Action Plan (Strategi,goal)

Perencanaan adalah persiapan awal menuju tindakan. Sebaiknya secara analitis, perencanaan harus dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan sangat penting dapat diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.

Berikut 9 langkah untuk membuat Action Plan :

1.    Kemukakan solusi anda dalam rangkaian goal.

Setelah anda menyepakati sebuah masalah tertentu di dalam organisasi anda, pertama anda perlu mendefinisikan solusi tersebut kedalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh , setiap goal dapat diekspresikan sebagai berikut :“ agar kita dapat . . . . kita harus . . . . “ catat setiap goal dibagian atas papan tulis atau selembar kertas.

2.      Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal. Gunakan brain storming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai sebuah goal dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.

3.      Siapkan time line

Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel “sekarang” dan berakhir dengan titik berlabel “tujuan tercapai”, buat time line untuk mengalokasikan tanggal date line disetiap tindakan yang telah diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi anda menyelesaikan urutan dan waktu secara tepat jika anda ingin meraih “tujuan tercapai” secara efektif.

4.      Alokasikan sumber-sumber yang ada sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika sumber yang ada terbatas atau selalu kurang dari kebutuhan pada tiap apapun, mungkin sebaiknya anda kembali ke langkah sebelumnya dan merevisi action plan anda.

5.      Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul.

Pertimbangankan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam proses pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi penyebabnya dan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu ditambahkan ke slot yang sesuai di dalam time line.

6.      Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari action plan yang telah dibuat. Tahapan-tahapan pemantauan harus disertakan juga dalam time line.

7.      Delegasikan tugas-tugas.

Ambil setiap titik pada time line secara bergantian dan tanyakan : “siapa yang akan melakukan apa, pada tanggal yang telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkn ?” bagikan tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai.

8.      Perkiraan berbagai biaya

Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Semua biaya yang harus dimasukkan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan bila perlu direvisi atau dihilangkan.

9.      Implementasikan rencana

Terjemahkan semua informasi anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Setelah action plan sudah diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan kepada semua yang terlibat.

2.5  Perencanaan

2.5.1   Batasan Perencanaan

        Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

        2.5.2         Unsur-unsur Perencanaan

         Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

                1. Tindakan apa yang harus dikerjakan

                2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

                3. Dimana tindakan tersebut dilakukan

                4. Kapan tindakan tersebut dilakukan

                5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

                6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

2.5 3 Sifat Rencana Yang Baik

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :

1.  Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

2.  Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3.  Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.

4.  Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5.  Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

   2.5.4 Proses Pembuatan Rencana

1.    Menetapkan tugas dan tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2.    Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3.    Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4.    Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

2.5.5   Siapa Pembuat Rencana ?

1.      Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2.    Bagian  Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3.    Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :

v  Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan.

v  Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

2.5.6   Bentuk-bentuk Perencanaan

1.    Recana Global (Global Plan)

Analisa penyusunan recana global terdiri atas:

v  Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan

v  Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.

v  Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi

v  Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

2.    Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :

a.    Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan

b.    Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

c.    Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

d.   Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

v  Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.

v  Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

2.5.7    Management Bay Objective ( MBO )
           Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama. Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai

           

            dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

2.5.8        Sistem Management By Objective Yang Efektif

1.    Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.

2.    Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

3.    Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.

4.    Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.

5.    Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.

6.    Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

2.5.9    Kebaikan dan Kelemahan MBO
Kebaikan :

1.         Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.

2.         Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.

3.         Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan

4.         Membuat proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.

5.         Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

2.6.0   Unsur-unsur Efektivitas MBO

1.    Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.

2.    Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.

3.    Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.

4.    Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

2.6.1  Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan ( Decision Making )
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian. Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya. Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya. Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
1.  Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
2.  Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
3.  Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.

2.6.2        Proses Pembuatan Keputusan

1.    Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2.    Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3.    Pengembangan Alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4.    Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5.    Pemilihan Alternatif Terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6.    Implementasi Keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7.    Evaluasi atas Hasil Keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.